Целью функционального обследования является получение исходных данных (характеристик) функционирования органа управления организации, обеспечивающих проведение оценки соответствия исследуемой системы управления целевой функции. Оценка соответствия целевой функции проводится с помощью Частной Методики №2 из пакета методик ОКСУО.
Объектом функционального обследования является орган управления организации.
Метод функционального обследования органов управления
Для функционального обследования системы управления организации используется экспертно-аналитический метод, который предполагает привлечение экспертов рассматриваемой экспертной области для получения соответствующих исходных данных и их представления для дальнейшей оценки функционирования системы управления в соответствии с целевой функцией.
Экспертно-аналитический метод предусматривает использование функциональной архитектуры системы управления, представленной заказчиком перед началом обследования.
Объекты обследования органа управления:
- документально оформленная цель деятельности организации (целевая функция);
- организационная структура органа управления организации;
- порядок планирования работ по развитию системы управления;
- функциональные задачи подразделений (должностных лиц), входящих в состав органа управления;
- документы (текстовые, графические, табличные), используемые персоналом при выполнении ими своих функциональных обязанностей;
- правила разработки и оформления документов;
- контрактная документация;
- организационно-распорядительная документация;
- должностные инструкции персонала;
- нормативно-правовая документация;
- нормативные документы по стандартизации, используемые для обеспечения деятельности организации.
Основные способы сбора сведений при использовании методов обследования:
- изучение организационной структуры органа управления;
- изучение функциональных обязанностей должностными лицами органа управления;
- анкетирование.
Организация функционального обследования
- Согласование и утверждение плана-графика работ и Программы функционального обследования органа управления на объекте Заказчика;
- Согласование и утверждение спецификации на выполняемые работы и поставку оборудования;
- Подписание договора между Исполнителем и Заказчиком на услуги по функциональному исследованию организации;
- Назначение группы экспертов во главе с руководителем;
- Выполнение работ по функциональному обследованию;
- Окончание работ с выдачей Заказчику результатов функционального обследования;
- Подписание актов о выполненных работах;
- Подписание договора на сервисное обслуживание.
Обязанности экспертной группы:
- Обеспечение полноценного и своевременного выполнения группой экспертов плана-графика работ;
- Организация работы группы экспертов в соответствии с положениями "Программы функционального обследования органа управления";
- Периодическое информирование организаций, участвующих в обследовании о ходе работ;
- Постоянный контроль за процессом функционального обследования органа управления;
- Привлечение (при необходимости) к функциональному обследованию специалистов субподрядных организаций для выполнения работ в рамках обозначенных компетенций;
- Принятие решения об окончании функционального обследования органа управления;
- Аанализ и оценка результатов функционального обследования органа управления;
- Организация составления отчетов о проведении функционального обследования органа управления.
Мероприятия, предшествующие началу работ по обследованию органа управления:
- Разработка и утверждение Программы и плана-графика работ;
- Обучении и аттестация экспертов
- Получение необходимых разрешений на допуск экспертов на объекты Заказчика.
Окончание функционального обследования
Функциональное обследование считается законченным, если его результаты оформлены отчетом и актом, подтверждающим выполнение работ.
Перечень комплексных показателей (типовых), характеризующих соответствие функционирования системы управления целевой функции
Перечень типовых показателей приведен на рис.2.
Количество комплексных и единичных показателей может быть неограниченным. Но для удобства расчетов необходимо определить для одного объекта комплексной методики ОКСУО число комплексных показателей не более 12-15.Размерность комплексного показателя определяется суммой единичных показателей, его формирующих.
Число единичных показателей для одного комплексного показателя может быть также не ограничено. Но рекомендуется устанавливать количество единичных показателей для одного комплексного показателя не более 30-ти (желательно, не более 20-ти). Размерность единичного показателя находится в интервале = [0;1].
Итого, для одного объекта исследования методики ОКСУО мы можем иметь не более 450-ти показателей.
Следует иметь ввиду, что увеличение показателей может не привести к увеличению точности оценки, и более того, однозначно увеличит время работы экспертной группы. По опыту внедрения методики №1, для торговой компании (ООО), состоящей из 50-ти сотрудников, структура - линейная, отделов - 5, имеющей 2 филиала, 8 комплексных и 180 единичных показателей, - время работы экспертной группы (с разработкой отчетов) составляет в среднем 3 месяца.
Декомпозиция показателей на проекте ОКСУО показана на рис. 3.
На рис. 3 мы видим, что целью нашего исследования является получение Интегрального Показателя (как его получить, описано Частной Методике №2 ОКСУО).
Интегральный показатель декомпозируется в комплексные показатели, они в свою очередь - в единичные показатели.
